Prendre le temps de construire un outil lisible, organisé, explicite dans ses partis pris et facile à mettre à jour. Un bon outil de suivi doit partir du projet: les ressources, les activités, les partenaires, la politique tari-faire, etc. Il doit également être bien structuré et comporter plusieurs onglets (plan de financement, budget prévisionnel, suivi de trésorerie, etc.), des automatisations, les principaux paramètres à faire varier, etc.
Savoir s’entourer pour se faire accompagner. Sur un sujet aussi anxiogène, il est nécessaire de partager les enjeux financiers au sein de votre collectif et surtout de se faire aider. Parmi les accompagnements possibles: les DLA, France active, BGE, le programme « Accompagner les Tiers-Lieux » de France Tiers-Lieux ou les experts de l’Association Nationale des Tiers-Lieux.
Maîtriser son exploitation. S’intéresser d’abord aux charges d’exploitation (le lieu, la gestion de la structure, les ressources humaines, etc.), puis aux produits. Mieux vaut être pessimiste dans les chiffres, et prévoir des plans B.
En cas de projet nécessitant de gros investissements (achat du lieu, travaux importants), bien penser son plan de financement. Là encore il est nécessaire de lister. Les investissements à prévoir: achat, travaux et aléas, fonds de roulement, etc. Les ressources mobilisables: fonds propres, subventions, dons, emprunts. Tout est question d’équilibre, même si l’activité ne sera pas forcément rentable tout de suite.
Réunir les éléments pour faire un budget prévisionnel. Ne pas oublier d’amortir les investissements, d’intégrer le coût de l’argent et les impôts selon le type de structure et la fiscalité.
Gagner la confiance de la banque, ça se prépare et ça s’organise. « On a qu’une seule fois l’occasion de faire une bonne première impression ». Aidez votre banquier ou banquière en étant ordonné, clair et explicite, ambitieux mais pas trop et surtout déterminé!
Garder toujours un oeil sur la trésorerie. L’un des enjeux pour bien gérer sa structure est la trésorerie, qui doit être suivie via un outil permettant de suivre les décaissements, les rentrées, la TVA. Là encore, soyez pessimiste et identifiez les problèmes qui vont se présenter afin de trouver des solutions.
Bonus Attention au temps! Le développement des projets se passe rarement comme prévu. Pour parer aux déconvenues, faites un scénario pessimiste. Dernier conseil: ne pas perdre le rythme, se soutenir, être plusieurs à s’occuper du sujet économique.
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